Excel表格是企业早期阶段的救星，然而，现在您的企业成长了，最好转向可以与您的公司一起扩展和发展的CRM软件。

从销售自动化到舒适的潜在客户生成，随着您雇用更多的销售代表，CRM使您的销售流程更顺畅、更容易扩展。

Excel表格无法替代CRM系统软件，原因是：

　　1、交叉引用记录

　　成功地交叉引用记录涉及能够从一条线索点击到他的订单，并查看数据库中的其他该线索的信息，并可以允许其他同事共享。

　　创建可以交叉引用的详细记录对于优化销售渠道和销售团队发挥其全部潜力至关重要。

　　使用Excel表格，不可能创建公司记录以方便地查看您在数据库中拥有的潜在客户公司的其他成员。您的同事已经与之互动并开始对话的潜在公司的人员也不例外。

引申阅读：从Excel表格切换到CRM

　　2、保持干净的记录

　　保持数据清洁可确保您的销售团队轻松锁定信息，但是，使用Excel表格并就没那么容易了。

　　总需要安排一个人来检查每一位数据是否唯一且正确，否则，同一潜在客户可能会被多个人联系，这不仅会产生内耗，还会影响你公司的声誉。

　　Excel表格允许销售经理根据需要填写数据，将字段留空，使用不同的字体或文本大小，使Excel表格难以检索。在Excel表格中注册潜在客户时，您的销售代表可能会不小心打错字，从而使将来很难找到该潜在客户。

　　CRM简化流程以消除这些常见错误，让您的客户群保持清洁变得很容易。

　　3、保留数据更改的审计跟踪

　　作为经理，您希望了解您的销售和客户支持代理在销售线索方面取得的进展。您希望跟踪与潜在客户进行的每一次更新，这是可以理解的。这是你的工作。

　　虽然很容易在Excel表格中查看上次更新的时间，但很难检查到底更新了什么以及谁添加了数据。

　　尤其是当您因其他管理职责而时间紧迫时。

　　拥有一个CRM系统，其中每个更新都附加到名称、时间戳和特定记录，这意味着您可以轻松跟踪对您的业务很重要的进度指标……

• 每个阶段有多少笔交易

• 已回复多少外联电子邮件

• 有多少陌生电话促成了一次成功的对话

• 销售代表收集的有关潜在客户的信息

• 现有客户向您的支持团队报告的任何问题

　　4、将潜在客户数据和反应与电子邮件活动相匹配

　　除非您使用CRM，否则您可能必须使用多个不同的系统来维护数据和发送电子邮件活动，这些系统通常不会相互集成。

　　每次你开始一个新的活动时，你手动复制所有的电子邮件地址并将它们输入到你的邮件工具中。您还必须手动标记要求从邮件列表中退订的电子邮件地址。

　　5、舒适地跟踪即将到来的行动项目

　　使用Excel表格，很难以任何规模自动化您的工作流程。

　　销售代表将时间花在手动执行后续任务等任务上，而不是联系新的潜在客户。

　　这会减慢您的工作流程。越来越多的手动任务会消耗同事的精力，导致他们在与潜在客户通电话时听起来很累，并损害了您的声誉。

　　使用CRM可以自动执行这些任务。

　　让销售团队专注于真正重要的事情——销售产品和服务。这不仅为培养与现有潜在客户的关系开辟了更多时间，而且还与新潜在客户建立了联系。

　　6、密切关注销售团队的活动

　　使用Excel表格，您的销售团队的活动即使对管理层来说仍然是个谜。

• 他们联系了多少客户?

• 完成了多少演示?

• 每个销售代表的赢/输比率是多少?

• 您产生了多少新的潜在客户?

• 您在特定时期内完成了多少笔交易?

• 客户流失了多少?

• 发出多少报价?

　　唯一知道的方法是问他们并希望他们记得。

　　相反，CRM 通过将所有这些指标编译成易于解释和易于导出的报告来解决这个问题——销售团队活动报告、销售渠道报告、C 级别的业务健康报告等。

　　使用这些报告来改变您的策略并更好地适应您的买家角色，同时向您展示哪些代理需要您的帮助来实现他们的全部潜力。

　　7、提供可靠的销售报告

　　如果您无法访问准确的销售报告，那么做出准确的销售预测、调整流程和分析数据以制定战略决策将变得越来越困难。

　　使用Excel表格，将数据划分为做出准确预测所需的类别是一项挑战。您的数据根本不够可靠。

　　CRM可让您根据几乎所有参数过滤数据，包括但不限于……

• 地点

• 行业

• 客户在公司的职位

• 处理潜在客户的销售经理

• 客户类型

• 产品类别

• 选择的时间段

　　这有助于编制可靠的报告，使分析师能够更好地预测贵公司的增长。

　　拥有您可以真正信任的数据是能够规划公司未来的关键组成部分。好的报告不仅可以突出您的销售团队做得好的事情 - 它们还可以让您看到您需要更多关注的领域。

　　一些CRM系统，如 凯发k8国际CRM，允许您为不同的目的生成许多不同的报告。

　　这些报告可以与管理和预测相关，例如……

• 按来源销售：哪些销售渠道带来最多的潜在客户和付费客户

• 销售目标：您的团队是否达到目标或落后

• 销售管道：查看每个阶段的交易数量以及预期交易金额

• 阶段平均时间：交易在每个阶段花费的时间

• 交易失败的原因：为什么交易失败了

• 特定交易的阶段时间：专注于特定交易以完成它们

• 销售预测：衡量您业务的整体健康状况

　　这是一个扩展的报告列表，可以为您公司的几乎每个部门构建 CRM。

　　8、确保您的数据库安全

　　当您的整个数据库可以直接从Excel表格下载而无需通知时，它是否安全?详细的用户权限根本不可能。

　　任何拥有编辑权限的人都可以编辑任何数据集、评论任何数据集以及从Excel表格中删除任何数据集。

　　如果有像交易金额这样的私人信息，您必须创建一个单独的文档，以使这些信息只有合适的人才能访问。

　　这只是额外的麻烦。

　　完善的 CRM 系统有助于管理整个公司的不同访问级别，确保看到某些信息的唯一人是您希望看到的人。

　　权限基于参数，例如……

• 他们看到了哪些任务

• 他们看到了哪些线索

• 他们是否可以管理帐单信息

• 报告访问

• 用户可以删除或导出哪些记录

• 他们看到记录中的哪些字段

• 他们是否可以分配记录

　　使用CRM系统，您可以确保您的所有数据受到保护。使用CRM进行定制的潜力几乎是无限的，确保您可以按照自己的意愿制作系统。